İş Sağliği ve Güvenliği alanında Excel ile Dosya Takibi Nasıl Yapılır? Yeni Başlayanlar İçin!

İş Güvenliği ve Excel

Excel yatay ve düşey hücrelerden oluşan ve yapabileceklerimizde sınır tanımayan her iş alanında mutlaka kullanılan üst seviye bir programdır.

İş sağlığı ve güveliği alanında uzmanlar yüzlerce dokümantasyonu kontrol etmek zorundalar. Yasal prosedürlerin gerekliliğini sağlamak için eksiksiz bir dosya takip sistemini oluşturmak gerekiyor. 

Bunun için bazı iş güvenliği firmaları kendilerine özel yazılım yaptırıyor. Ancak bu yazılımlar uzun vadede isteklere dinamik cevaplar veremediği için çoğu iş güvenliği uzmanı excel ile çalışmalarını sürdürüyor.

Sizinle paylaştığım bu dosyada yeni işe başlayan iş güvenliği uzmanının hazırlaması gereken dosyaların listesini sizler için tabloya döktüm.

Öncelikle ilk excel sayfasında dokümantasyon sınıflara (ayrı dosyalara ayırdım). Böylece her dokümantasyon paketi için bir ana başlık bir de alt başlık sistemini excel dosyamızda takip edebiliriz.

Revizyon gerektiği zaman hızlı bir şekilde excel dosyamızı update edebiliriz. 

Excel veri tabanımızda toplamda 18 dosya paketi ve 115 klasör başlığımız var. Bu klasör başlıkları hepsi farklı iş alanları için gerekli olabilir. Örneğin RİSK DEĞERLENDİRME DOSYASINDAKİ klasörlerimiz her iş alanı için ortak olacaktır.

Excel dosyamızı sadece bir şirketin dosyalarını takip etmek için tasarladım. Şirket bazlı ve o şirekt de full time çalışan uzmanlar bu excel dosyasını çok daha verimli kullanabilir.

Tablo Database sayfasında süreç başlığını üç ana değişken den  (EVET, HAYIR, GEREK YOK) oluşturdum.  Evet klasör tamamlandı (1) , Hayır klasör tamamlanmadı (0), Bu klasörlere gerek yok 2.

Analiz sayfamzıda (count if = eğer say formülü ) ile kaç tane klasörümüz bitti, kaç tane klasörümüz tamamlanma dı sayısal analizleri burda yapabiliriz. Yüzdesel bir pie-chart ekledim. Böylece müşteriye hızlıca dosya takibinde nerdeyiz diye sunabiliriz.

Not olarak bu dosya yeni mezun iş güvenliği uzmanları için hazırlandı. Ekstra olarak yol haritası çizildi ve tabloya döküldü. Revizyon 3 (Dosyanın yeni hali aşağıdaki linktedir.)

Dosyayı indirmek için buraya tıklayınız.

*5S İş Güvenliğine Destek Olmak İçin Facebook Sayfamiza Üye Olabilirsiniz. Youtube kanalımızdan eğitim videolarını takip edebilirsiniz. 

Excel tabikide bu kadar basit bir program değil, pivot tablolar ve makro yazılımlar ile daha fazla istediklerinizi elde edebilirsiniz. Dosyamız ektedir. Menü kullanımı sayesinde sekmeler arasında hızlı bir geçiş yapabiliriz  Dosyanın uyumlu çalışması için minimum excel 2007 bilgisayarınızda kurulu olmalıdır. Excel online ile de rahatlıkla çalışabilirsiniz. 

Herkese başarılı bir iş yaşamı dileriz. 

5S İş Güvenliği